Precis som många andra sitter vi på Anegy i skrivande stund och jobbar på distans.  I vår bransch är vi bra rustade för distansarbete men för andra kan det innebära betydligt större omställningar. Så oavsett om du jobbar hemifrån på order från staten, chefen eller för ditt egna välmående – här kommer mina fem tips på hur du jobbar smartare på distans.

Råd att jobba hemifrån i Stockholm

Från och med den 16 mars råder Folkhälsomyndigheten att jobba hemifrån för dig som bor i Stockholmsregionen där det är möjligt. Läs mer om nuvarande råd för covid-19.

Distansarbete har många fördelar

Även om du upplever många svårigheter i att arbeta på distans, så kan det även vara bra att belysa de fördelar som finns med att vara anpassningsbar i sitt jobb och att inte vara beroende av en fysisk plats. 

Efter att ha jobbat som konsult i branschen i flera år vet jag själv hur mycket enklare vardagen blir när man slipper just detta beroende – både för privatlivet men framförallt i arbetet. Att kunna ta vara på tiden till fullo och arbeta under exempelvis restid eller mellan möten gör stor skillnad. Hantera inkomna mail, kalender eller kommunikation med team-medlemmar är exempel på uppgifter som går jättebra att genomföra vid sådana lägen.

Fördelar som kan komma med distansarbete

• Ökad produktivitet: Du kan arbeta mer fokuserat med dina arbetsuppgifter utan avbrott. Du kan även effektivisera dina möten mer och prioritera de som är viktigast. 
• Mer flexibilitet: Du är mer flexibel till att anpassa ditt egna schema och ta dina arbetsuppgifter som det passar dig bäst. 
• Tidsbesparing: Du får minskad restid när du slipper resan till och från jobbet eller mellan olika möten. Med andra ord mer tid till dina faktiska arbetsuppgifter!  
• Minskade kostnader: Rese- och matkostnader är två exempel där du kan minska dina utgifter när du arbetar på distans.

Med anpassning till distansarbete blir du även mer rustad för framtiden. Att slippa begränsningen i var man utför sitt arbete kan vara en oerhörd frihetskänsla. Dessutom kan du undvika att sprida smitta i framtiden av vanliga förkylningsvirus när du vet att ditt arbete likväl går att ta på distans.

5 tips för att jobba smartare hemifrån

Så, då kör vi igenom våra fem tips när du ska jobba hemifrån. Läs igenom listan och säkerställ att du är rätt rustad att utföra ditt jobb så bra som möjligt hemifrån.

1. Se över tillgänglighet och accesser

Steg ett när du ska börja jobba på distans är att se över vilka begränsningar du har. Det kan exempelvis vara att du saknar behörigheter till system baserat på ditt IP-nummer. Sätt ihop en lista med de tjänster, filer och system du är beroende av i ditt dagliga arbete och säkerställ punkt för punkt att du kan utföra dem från ditt hemmakontor. Om inte, ta kontakt med den part som kan hjälpa dig. Är dina accesser IP-begränsade kan du exempelvis lösa det med en VPN-koppling med hjälp från din IT-tekniker.

2. Se till att du är rätt tekniskt rustad

När du ska arbeta på distans så måste du även säkerställa att du är rätt tekniskt rustad. Dessa punkter ser vi som en förutsättning för att kunna arbeta bra på distans.

1. Internet: En snabb, säker och pålitlig internetuppkoppling. Tänk på att mobildata kan gå åt snabbt om du inte har tillgång till wifi. Passa på att se över selektiv synk i Dropbox, framförallt om du använder mobildata. 
2. Enheter: Kort sagt de enheter du redan arbetar med, såsom mobil och dator. Är du beroende av något andra enheter så ska du givetvis ha tillgång till dem med. Givetvis med de tillbehör du behöver; adaptrar, batterier och laddsladdar, HDMI-kablar, mus med mera. 
3. Hörlurar och mikrofon: Gärna brusreducerande hörlurar, så du kan arbeta efter dina villkor även i hemmet – framförallt om du är van att kunna arbeta i lugn och ro på din arbetsplats. Du behöver även bra hörlurar med mikrofon för att säkerställa kvaliteten i dina videosamtal. Även här är brusreducerande hörlurar att rekommendera för att stänga ute störande ljud i bakgrunden.

Dubbla skärmar ökar effektiviteten

Något som många saknar och som man sällan har tillgängligt om man arbetar på språng är dubbla skärmar. Har du det så är det en bonus för att arbeta med effektivt hemifrån! 

Det finns även lösningar för att använda din surfplatta som extern skärm, om du känner att det skulle underlätta för dig i ditt arbete.

3. Nyttja produktivitets- och kommunikationstjänster

Det är så klart viktigt att du kan arbeta smärtfritt med dina uppgifter trots att du inte sitter i samma rum som dina kollegor eller kunder. Om du inte använder dig av onlinetjänster för kommunikation eller i dina projekt så kan det vara hög tid att testa och experimentera lite. De flesta tjänster finns även kostnadsfria men med vissa begränsningar som exempelvis antal användare. 

Här är några exempel på produktivitets- och kommunikationstjänster du kan använda dig av:

• Chatt: Slack, Microsoft Teams, Discord
• Projektplanering: Trello, Asana, Wrike 
• Molntjänster: Google Drive, Dropbox 
• Videosamtal: Hangouts Meet, Skype, Zoom
• Tidrapportering: Toggl, Timecamp, Harvest
• Fjärrstyrning och support: TeamViewer

Du kan även använda dig av tjänsten Shift för att koppla samman dina tjänster i ett – allt från din mail och kalender till appar som Slack och Trello. Då slipper du ha uppe alla fönster och flikar på datorn, och kan smidigt få dina notiser från ett och samma ställe. Tjänsten är kostnadsfri för sammankoppling av din mail samt ytterligare en app. Annars kostar den 99.99 USD per år.

Tydliggör din tillgänglighet – hur och när du jobbar

Tänk även på att kommunicera till dina kollegor, kunder och samarbetspartners under vilka omständigheter du jobbar på distans och hur samt när de bäst når dig. I de flesta chattjänster kan du sätta en status för att visa hur din tillgänglighet ser ut.

4. Kom igång med videosamtal och videokonferenser

Se till att du kan delta på nödvändiga möten hemifrån. Undersök vilka lösningar och möjligheter du har i ditt företag för videosamtal och videokonferenser. Det är viktigt att du säkerställer att ljud och bild fungerar bra samt att du har en stabil uppkoppling när du ansluter till ditt möte. Vanliga misstag jag sett med videosamtal är:

• Rundgång av ljud: Du använder datorns högtalare och mikrofon som skapar rundgång av ljud. Det vill säga att ljudet som spelas upp i din högtalare fångas upp av din mikrofon. Om du använder ett headset kan du komma runt detta problem.
• Störande bakgrundsljud: Fläkt, bakgrundsmusik, diskmaskin, tvättmaskin, torktumlare eller andra samtal som sker i samma rum kan ge störande bakgrundsljud. Dålig akustik i rummet som ger eko är ett annat exempel.
• Du stänger inte av mikrofonen: Om du bara ska lyssna på mötet men inte aktivt delta stänger du bäst av mikrofonen. 
• Du råkar starta bild: Dubbelkolla innan du ansluter, om du inte vill ha bild igång under samtalet. Den som känner sig osäker kan använda en kamerablockerare.  
• Du missar att anteckna: Glöm inte att ta mötesanteckningar. Men likt andra möten gör du bäst i att utse en person som tar anteckningarna för att sedan dela med resterande deltagare på videomötet. För att undvika ljud från tangentbordet kör mötesantecknaren bäst med mikrofonen satt till ljudlös.
• Du missar att säkerställa bilden: Kameravinkel och en bra ljussättningen är bra att se över innan du ansluter. 
• Du delar skärm med känslig eller oönskad information uppe: Se till att du delar bara det du vill dela under ditt videomöte.

Tjänster för videomöten

Vi på Anegy tycker om Hangouts Meet för då det är kostnadsfritt och att du kan delta i ett videomöte utan att ha ett Google-konto. Du måste däremot ha en webbläsare med stöd för tjänsten. Väldigt praktiskt om man ska ha ett möte utanför den egna organisationen! Är ni bara två som ska ha videomöte så tycker jag även Facetime fungerar bra.

5. Glöm inte bort de sociala sammankomsterna

Bara för att du inte är på jobbet får du inte glömma bort kollegorna. De sociala sammankomsterna kan vara väldigt viktiga för att du ska må bra på ditt nya hemmakontor under isoleringstider. Se till att stämma av med dina kollegor regelbundet och boka med fördel in en fikapaus då och då som ni kör över valfri videotjänst eller över telefon.

Sammanfattning

Att jobba hemifrån kan vara en utmaning, men kan även innebära en rad olika fördelar. Är du inte van att jobba på distans kan det vara ett bra tillfälle att experimentera och göra ditt arbete mindre platsberoende. Sammanfattningsvis är mina fem tips för att smartare jobba hemifrån att se över accesser, din tekniska utrustning, användning av appar och tjänster för kommunikation och produktivitet, förutsättningar för videosamtal och att inte glömma bort vikten av de sociala mötena – även på distans!

Stöttning med gratis rådgivning

I samband med den drastiska utvecklingen av Corona och de allvarliga konsekvenser viruset har medfört vill vi nu stötta dig som upplever svårigheter i din verksamhet. Vi hjälper dig att se över hur du snabbt kan digitalisera din verksamhet eller produkt. Du kan läsa mer och fylla i formulär för rådgivning här. Vi försöker hjälpa så många vi bara kan!